Vor gut 10 Jahren habe ich mir bereits erste Gedanken zu einem papierlosen Büro gemacht und bin seitdem dabei immer wieder die damit verbundenen Workflows zu verbessern und zu vereinfachen. So werden nun mit dem Scanner oder Smartphone gescannte Dokumente automatisch in mein Dokumentenmanagementsystem auf dem NAS gespeichert und verwaltet. Dort kann ich jederzeit mittels Volltextsuche Dokumente anhand des vergebenen Namens und aber vor allem anhand des durchsuchbaren Inhalts schnell finden.
Stand der Dinge – meine aktuelle Lösung
Wir schreiben den 11. Februar 2024, an dem ich mir meine aktuelle Lösung für ein papierloses Büro genau anschaue und überlege wie ich das System und die damit verbundenen Workflows hier und da noch verbessern kann. Blicke ich also auf meine Architektur der mit dem papierloses Büro zusammenhängenden Technik, sehe ich dort:
- ein NAS (Network Attached Storage), in meinem Fall ein Synology DS1522+ der als Datenspeicher und Container-Manager dient
- einen Brother ADS-1700W Dokumenten-Scanner
- ein Smartphone, aktuell ein Apple iPhone 14 Pro für mobile Scans von Dokumenten
Stimmt, mehr ist es gar nicht, was ich als Hardware für meine Workflows nutze. Natürlich alles dahinter wie Netzwerktechnik, Router usw. ausgeklammert.
Interessanter wird es, wenn man sich die Software-Komponenten anschaut. Eigentlich spielt sich alles auf meinem NAS ab, denn dort läuft im Container Manager (Docker-Container) die Dokumentenverwaltung: Paperless-ngx. Im Prinzip wird Paperless-ngx auch genau so als Lösung beschrieben, wie man sie für das papierlose Büro sucht:
“Paperless-ngx ist ein von der Community unterstütztes Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, das Ihre physischen Dokumente in ein durchsuchbares Online-Archiv verwandelt, so dass Sie weniger Papier behalten können.” (Quelle: https://docs.paperless-ngx.com/)
Für Scans Zuhause nutze ich überwiegend den Brother ADS-1700W Dokumenten Scanner, dieser ist mittels WLAN im Netzwerk eingebunden und scant die Dokumente direkt in ein vorgegebene Netzlaufwerk auf dem NAS Server. Für mobile Scans nutze ich aktuell die Smartphone-App QuickScan für iOS welche aber auch nichts anders macht, als die gescannten Dokumente auf dem Netzlaufwerk abzulegen.
Paperless-ngx ist auf dem NAS als Docker-Container installiert und verarbeitet voll automatisch gescannte Dokumente.
Ein Blick auf meine Workflows
Szenario 1: Scan mit dem Scanner
Ist der Scanner eingeschaltet, wird das zu scannende Dokument eingelegt und das entsprechende Scanprofil zum Scannen in das Paperless-Laufwerk auf dem NAS ausgewählt. Ist der Scan also vollzogen legt der Scanner das Dokument im .PDF Format im Verzeichnis für die Dokumentenverwaltung Paperless ab. Was nun passiert würden manche als Magie bezeichnen: die Software Paperless, holt sich völlig automatisch das gescannte Dokument im “Posteingang” ab, führt eine OCR-Erkennung durch (um eine durchsuchbare PDF-Datei zu erhalten), ließt vollautomatisch den Inhalt um das Dokument mit den passenden vor definierten Tags zu versehen und fertig ist der Workflow. Es hat also nur wenige Handgriffe benötigt um den Scanner zu bedienen und weiter nichts. Nun kann ich im Webservice von Paperless-ngx noch prüfen ob die Workflows funktioniert haben und das Dokument korrekt nach Tags, Korrespondent und Dokumenttyp zugewiesen wurde.
Szenario 2: Scan mit der Smartphone App
Im Vergleich zu Szenario 1 sieht der Scan mit der Smartphone App sehr ähnlich aus, außer dass statt mit dem Scanner, nun die Kamera des Smartphones + QuickScan-App verwendet wird. Die App könnte sogar eine OCR-Erkennung durchführen, welche ich aber nicht nutze und das Paperless überlasse. Ich scanne also das Dokument mit der App und anschließend wird ein eigener Sicherungs-Workflow angezogen, der das Dokument wieder vollautomatisch in das Posteingangs-Verzeichnis für Paperless speichert. Danach läuft der gleiche Workflow ab, wie bei Szenario 1.
Verbleib der physischen Dokumente
Nun bleibt aber die Frage offen, was ich mit dem Dokument in Papierform nun anstelle. Das hängt ganz davon ab, was das für ein Dokument ist, denn dafür gibt es ein Gesetz für Aufbewahrungspflichten gewisse Arten von Dokumenten. Auf z.B. https://papierkram-helfer.de/aufbewahrungsfristen/ sind die Aufbewahrungsfristen für private Dokumente gut erklärt und aufgelistet. Hier steht zum Beispiel für Rechnungen:
Rechnungen. Für Rechnungen gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. In diesem Zeitraum können vom Rechnungssteller Ansprüche geltend gemacht werden. Daher solltest du Rechnungen bestenfalls drei Jahre aufbewahren. (Quelle: https://papierkram-helfer.de/aufbewahrungsfristen/)
Dokumente die in diese Kategorien fallen und die ich auch in Papierform original erhalten habe, finden also neben dem digitalen Scan noch den Platz im physischen Ordner. Das finde ich aber auch gut so.
Es ist nicht alles Gold was glänzt
Nun habe ich eine scheinbar perfekte Lösung gefunden und optimiert, meine Dokumente digital einzulesen und nach einem sinvollen Schema abzulegen. Doch das ist aktuell noch eine Wunschvorstellung, den das Arbeiten mit Paperless-ngx kostet viel Vorbereitung, Überlegung und Konfiguration. Das automatische “Einordnen” zu Korrespondent, Tag oder Dokumenttyp ist zum Teil eine knifflige Sache, da Paperless das Dokument nach vorgegeben Parametern durchsucht und anhand davon die Zuweisung durchführt. Es kommt also durchaus vor, das manche Dokumente manchmal falsch abbiegen und dem falschen Parameter zugewiesen werden. Ich vergebe grundsätzlich jedem Dokument das eingelesen wurde den Tag “Posteingang” um hin und wieder Kontrollen durchführen zu können. Immer wieder feile ich nach und optimiere die Zuweisungsalgorithmen – vielleicht sollte ich auch mal die automatischen Zuweisungsalgorithmen von Paperless machen lassen.
Neben meinem Dokumentenverwaltungssystem Paperless, habe ich noch ein historisch gewachsenes digitales Archiv mit sinnvoller Ordnerstruktur, genau das welches ich mir vor 10. Jahren angelegt und stetig gefüllt habe. Aktuell arbeite ich also mit zwei parallelen Ablagen, da Paperless noch nicht komplett perfekt konfiguriert ist. Rechnungen gehen also ausschließlich in Paperless und alles andere noch in mein manuelles digitales Archiv und dessen Ordnerstruktur. Irgendwann soll dann alles in Paperless landen!
Es geht weiter
Mit Paperless stehe ich nicht mehr am Anfang, finde aber noch die optimalen Konfigurationen für meine Zwecke. Im Summe ist es aber eine absolut geniale Lösung mit brillanten Features welche ich nur jedem, der auf dem Weg ist sich ein papierloses Büro zu erstellen oder wie ich versucht ein bereits bestehendes Archiv auf Paperless umzuziehen. Schaut hierzu auf jeden Fall mal auf https://docs.paperless-ngx.com/ mal und blättert durch die Dokumentation.
Sobald ich einen neuen Fortschritt zu verkünden habe, gibts hier ein Update. Habt ihr auch ein papierloses Büro und könnt ebenso Erfahrungen teilen? Habt ihr vielleicht sogar ebenso Paperless-ngx in Betrieb und könnt berichten? Ich freue mich auf eure Kommentare und den Austausch!
